Приступая к аутсорсингу складской деятельности, имейте в виду, что это может оказать прямое влияние на качество обслуживания клиентов. Вот десять моментов, которые следует тщательно учитывать при передаче на аутсорсинг процессов складирования и выполнения заказов. Этот список основан на опыте клиентов, поставщиков логистических услуг и экспертов по цепочкам поставок.
1. Рассматривайте аутсорсинг как постоянное путешествие, а не как мгновенное решение всех складских процессов.
Рассматривайте аутсорсинг складских функций как путь от проектирования и тестирования решения до внедрения и запуска. Каждый этап требует обучения как для стороннего поставщика логистических услуг (3PL), так и для вашей компании. Некоторые процессы находятся за пределами контроля вашего поставщика логистических услуг, но оказывают фундаментальное влияние на общие операции (например, маркировка входящих материалов, ваша собственная ИТ-инфраструктура и процессы консолидации заказов) и ими необходимо управлять параллельно с аутсорсинговым проектом.
«Складской аутсорсинг — это не разовое решение, а процесс, которым необходимо управлять».
2. Вовлекайте все заинтересованные стороны как можно раньше, а не слишком поздно.
Аутсорсинг логистической деятельности — это стратегическое решение, которое оказывает функциональное, а иногда и эмоциональное влияние на широкий спектр функций вашей компании. Иногда менеджер цепочки поставок делает все правильно с точки зрения определения потенциала экономии, инициирования проекта, выбора подходящего поставщика, убедительного экономического обоснования и разработки оптимального логистического решения. Тем не менее, многие проектные предложения застревают в зале заседаний.
«Это не просто вечеринка в цепочке поставок. Чтобы избежать вето в последнюю минуту на ранее не рассмотренные возражения, обеспечьте участие и приверженность на каждом этапе процесса всем межфункциональным заинтересованным сторонам».
3. Обеспечьте достаточное тестирование ИТ.
Структурированный, хорошо продуманный план ИТ-тестирования жизненно важен для успешной реализации. Тестируйте интерфейсы между вашими собственными системами и системой управления складом и системой управления транспортом логистического провайдера — тщательно. Из-за нехватки времени планы тестирования иногда не охватывают все процессы и возможные исключения в частности. Более того, эти процессы часто тестируются только на каждом отдельном этапе, а не в рамках полного сквозного тестирования.
«Дьявол кроется в деталях. Чтобы уменьшить количество ошибок при вводе в эксплуатацию, тестируйте ИТ-интерфейсы и системы на протяжении всего цикла — от ввода заказа до доставки, включая комплектацию, упаковку и отгрузку».
4. Обеспечьте постоянное качество данных
На этапе предложения ваши данные передаются поставщику логистических услуг в качестве основы для расчета цены. Часто такие данные, как единицы измерения, вес, размеры и проданные единицы, оказываются ненадежными в оперативном контексте. Для целей предложения данные обычно моделируются и извлекаются из различных систем исходных данных. Во время реализации возникают проблемы с ИТ, поскольку качество данных не соответствует представленному в предложении. Могут возникнуть проблемы с эксплуатацией и затратами, поскольку противоречивые данные приводят к увеличению количества исключений и ручной работы.
«Избегайте попадания мусора и выброса мусора. Обратите внимание на качество данных, чтобы обеспечить надежное ценовое предложение от вашего поставщика логистических услуг и значительно упростить внедрение».
5. Включите недокументированные процессы
За прошедшие годы ваша организация цепочки поставок накопила знания, которые не обязательно хранятся в системах или технологической документации. Например, отсутствие учета специфичных для клиента схем укладки или недокументированных особых требований к упаковке может привести к серьезным проблемам с обслуживанием во время внедрения аутсорсинга.
«Если этого нет на бумаге, это не значит, что его не существует. Примите во внимание все важные, недокументированные знания о процессах, полученные от сотрудников на всех уровнях вашей цепочки поставок».
6. Не позволяйте исключению стать правилом
Большинство ваших стандартных операционных процессов обычно хорошо описаны и количественно определены на этапе предложения. Однако исключения из стандартных процессов часто не включаются в предложение и, следовательно, не указываются. Если исключительные процессы вообще выявляются, их частота часто недооценивается на этапе предложения и не контролируется во время запуска. Дополнительные затраты на исключения из стандартного процесса обычно не учитываются в бюджете логистики и могут привести к неожиданностям при получении первого счета.
«Разбирайтесь с исключениями, чем раньше, тем лучше. В ходе переговоров подробно оговорите исключения из стандартного процесса и частоту этих исключений. Имейте надежную методологию решения проблем и процедуру эскалации во время реализации, чтобы иметь дело с исключениями на нужном уровне».
7. Будьте реалистичны в отношении навыков управления проектами в организации.
Проект внедрения логистического аутсорсинга — это сложный этап обучения для специалистов по логистике и руководства компании. Природа проекта и рабочая методология его реализации часто являются незнакомой территорией для людей, работающих в сфере управления логистическими цепочками. Коллеги руководителя проекта должны иметь опыт и быть на одном уровне с точки зрения методологии управления проектами.
«Управление проектами — это особый навык. Создайте одну интегрированную проектную команду и избегайте параллельной работы двух команд».
8. Не управляйте 3PL как собственным складом.
Управление логистическим процессом через 3PL требует иных компетенций по сравнению с собственным складом. Вам нужно подумать о переговорах по соглашению об уровне обслуживания, измерении производительности на основе однозначных данных, управлении заранее определенными ключевыми показателями производительности, реализации инициатив постоянного улучшения или Gainshare или управлении соглашением о бонусах/малусах. Все это в корне отличается от типичного линейного управления собственным складом.
«Готовься к переменам. Установите четкие бизнес-цели и проводите периодические встречи между руководством с целью внесения структурных изменений в соглашение об уровне обслуживания. Кроме того, пусть ваш логистический провайдер сделает всю работу».
9. Измеряйте производительность, но измеряйте эффективно
После этапа внедрения и определенного периода обучения большинство компаний стремятся оценить поставщика логистических услуг и определить потенциальные проблемы или улучшения. При измерении производительности часто бывает проблематично сравнивать подобное с подобным. Например, операторам на вашем складе может потребоваться один час, чтобы дождаться доставки товаров и вручную внести их в систему, по сравнению с тремя часами, чтобы сделать входящие товары доступными в системе в качестве продаваемых запасов. Хотя второй вариант требует больше времени, его необходимо сопоставить с многопользовательской синергией, которую вы имеете с поставщиком логистических услуг, которая позволит повысить эффективность в долгосрочной перспективе. Поймите, откуда пришла ваша компания, и создайте базовый уровень соответствующих ключевых показателей эффективности. Вместе со своим поставщиком логистических услуг вы хотите управлять операциями и быстро повысить производительность.
«Без KPI вы слепы. Совместно договаривайтесь об измерении производительности с заинтересованными сторонами и делитесь с ними успехами, чтобы укрепить доверие к операциям».
10. Оставляйте «приятно иметь» ИТ-улучшения вне реализации
Фаза внедрения часто включает в себя важный ИТ-компонент, где ваша система планирования ресурсов предприятия (ERP) связана с системой управления складом вашего поставщика логистических услуг. При определении интерфейсов электронных данных (EDI) участники проекта иногда пользуются возможностью внедрить новые, полезные функции, такие как печать индивидуальных этикеток, дополнительные сообщения и сканирования, дополнительная отслеживаемость и т. д. Эти запросы часто приводят к так называемому «расползанию объема», что приводит к увеличению количества дискуссий и задержек. Помните, что ваше проектное предложение основано на текущих требованиях к процессу и информации. Дополнительные возможности означают дополнительные затраты на разработку ИТ.
«Не имейте слишком много хорошего. Вносите запросы на дополнительные ИТ-функции или корректировки процессов на основе тщательного анализа затрат и выгод и делайте их частью предложения или этапа проектирования, а не во время реализации».
Теперь готовы приступить к аутсорсингу управления складом и цепочками поставок? Наши специалисты имеют многолетний опыт работы и найдут правильное решение для ваших нужд.
